Tarjousten pyytäminen

Tänään ajattelin kirjoittaa tarjousten pyytämisestä ja asiakaspalvelusta.

Tarjousten pyytäminen on toisten mielestä vaikeaa, koska välttämättä ei ole tietoa siitä, mitä siinä tilanteessa tulisi sanoa, tehdä, pyytää tai kysyä. Tarjouksen tarkoitus on selvittää tietyn yrityksen tuotteen tai palvelun hinta, mitä hintaan sisältyy sekä mihin asti tarjous on voimassa.
Tarjous ei ole sitova puolin tai toisin. Tarjousta voidaan muokata, siitä voidaan pyytää poistamaan jotain tai siihen voidaan lisätä jotain.

Esimerkiksi jos pyydät tarjousta catering yritykseltä seuraavalla sisällöllä:
hääpäivä 24.3.2007
(älkää koskaan pyytäkö tarjousta näin lyhyellä varoitusajalla, tämä aika on ainoastaan esimerkki!)
lämmin ruoka
100 vierasta
somistus
siivous
erikoinen hääkakku

ja saat tarjouksen hinnaksi
menu 32 euroa/henkilö
somistus 27 euroa/tunti (arvio 2 tuntia)
siivous 27 euroa/tunti (arvio 2 tuntia)
erikoinen hääkakku 100 euroa
Kokonaishinta 3408 euroa.

Tarjousta voidaan muokata siten, että jätetään somistus ja siivous pois sekä erikoisen hääkakun tilalle otetaan tavallinen kermakakku. Tarjouksen loppuhinta putoaa siis automaattisesti 3250 euroon.

Teidän ei tarvitse hväksyä ensimmäistä tarjousta vaan on oikeastaan suotavaa, että sen pohjalta lähdetään keskustelemaan ja muokkaamaan tarjousta niin, että lopputulos vastaa teidän (morsiamen ja sulhansen) näkemystä ja toiveita.

Tarjoukset kannattaa aina pyytää kirjallisesti. Tarjouksen hyväksyminen tai peruuttaminen tulee tehdä myös kirjallisesti.

Tarjouksesta tulee ilmetä päivämäärä, yritys sekä henkilö joka tarjouksen antaa, yhteystiedot, mihin saakka tarjous on voimassa, palvelut/tuotteet sekä hinta eriteltynä joko alv 0% ja alv 22% tai teksinä "hinta sisältää alv 22%".

Kuitenkin on hyvä muistaa, ettei ihan joka paikasta tarvitse hintatietoja pyytää kirjallisesti. Näitä paikkoja ovat mm. kampaamot, parturit, kosmetologit, kukkakaupat, pukuliikkeet ja askarteluliikkeet.

Kun lähdette kilpailuttamaan yrityksiä, eli pyytämään tarjouksia, pyytäkää niitä useammalta kuin 3 yritykseltä. Tämä siitä syystä, että teillä on sen jälkeen parempi käsitys kaupungissa vallitsevasta hintatasosta. Tiedän monta sellaista tapausta, jossa morsian on pyytänyt tarjouksen vain yhdestä yrityksestä ja ottanut sen. Häiden jälkeen kavereiden keskusteluissa on ilmennyt, että tarjous on ollut kaupungin korkein ja pienellä taustatyöllä hääpari olisi voinut säästä jopa 500 euroa. Vaikka tarjousten pyytäminen on aikaa vievää, säästetty raha varmasti kompensoi työmäärän.

Törmäsin itse useaan kertaan siihen, että kun soitin ja pyysin tarjousta, jouduin odottamaan sitä viikon jos toisenkin. Tämä on normaalin, vaikkei miellyttävää. Osaltaan se johtuu siitä, että yrittäjät ovat kiireisiä. Osaltaan siitä, että yrittäjät haluavat vaikuttaa kiireisiltä. Ja osaltaan siitä, että yrittäjät unohtavat tarjouksen.

Jos olette kuulleet yrityksestä vain hyvää palautetta, soittakaa ja kysykää missä mennään. Tarjouksia hukkuu, ihmiset unohtavat tai yksinkertaisesti aikataulut pettävät. Se on elämää ja sitä tapahtuu joka päivä.

Jos yritys on saanut sekä hyvää että huonoa palautetta, miettikää haluatteko pyytää uutta tarjousta. Joskus voi käydä niin, että yrittäjä ei tee tarjousta omasta henkilökohtaisesta syystään. Tiedän esimerkiksi pitopalvelun, joka ei suostu menemään tiettyyn juhlatilaan ja orkesterista joka ei tule toimeen pitopalvelun kanssa. Tällaiset asiat eivät johdu meistä mutta joskus sekin voi olla tekemättömän tarjouksen takana.

Tässä olisi ehkä yrittäjillä itsellään aika katsoa peiliin. Voiko välit todellakin tulehtua niin pahasti, että suostuu jättämään työn tekemättä asian vuoksi. Tai kannattaisiko asiasta ilmoittaa asiakkaalle heti eikä luvata tehdä tarjousta...? Jos asia kangertaa, kertokaa asiakkaalle että teillä on sinä päivänä jo varaus. Tällöin kenellekään ei tule paha mieli asian tiimoilta.

Jatketaan asiakaspalvelulla...